Приемо-сдаточная документация формируется Подрядчиком с соблюдением требований нормативной документации в виде прошитых, пронумерованных и скрепленных его печатью книг. Объем каждой книги должен составлять не более 250 листов формата А4.
Одновременно с предоставлением оригиналов на бумажном носителе, Подрядчик предоставляет электронную копию приемо-сдаточной документации, выполненную методом сканирования оригинала документов с приложением электронного реестра передаваемых файлов в формате MS Excel, выполненного в виде таблицы по Форме 1.2 (ВСН 012-88, ч.2) с добавлением в нее дополнительного седьмого столбца в который должно быть занесено имя электронного файла, содержащего копию указанного в строке документа.
Предоставляемые электронные копии документов должны отвечать следующим требованиям:
- каждый документ, внесенный в строку Формы 1.2 (ВСН 012-88, ч.2) должен быть помещен в один файл формата PDF;
- имя файла должно соответствовать шифру документа, указанному в столбце 3 Формы 1.2 (ВСН 012-88, ч.2);
- черно-белые документы, как правило, сканируются с глубиной цветности 8 bit (в градациях серого цвета), цветные документы – с глубиной цветности 24 bit;
- документы, содержащие текст с высотой менее 2,5мм, либо основные тонкие линии толщиной 0,18мм и менее, должны быть отсканированы с разрешением 600 dpi, не содержащие текст высотой менее 2,5мм, либо основные тонкие линии толщиной менее 0,18мм, фотографии и другие презентационные материалы – с разрешением 300dpi.
Для обеспечения автоматизации обработки документации (например, внесения ее в электронный архив) в форму электронного реестра передаваемых файлов, выполненного в соответствии с настоящим пунктом, по требованию Заказчика могут включаться дополнительные столбцы, содержащие информацию, необходимую для обеспечения автоматизированной обработки документов. Например, шифры документов, присвоенные на основании стандарта, определяющего порядок кодирования приемо-сдаточной документации для целей автоматизации ее обработки.
Скомплектованные документы вносятся в реестр исполнительной документации. Реестр оформляется на каждую отдельную папку с приемо-сдаточной документацией.
Исполнительная документация формируется в отдельную папку по видам работ (АС, ТХ, ЭС и т.д.) на отдельные позиции по генплану (ГП) или на отдельные участки с указанием ПК в соответствии с выданной рабочей документацией. Возможно формирование исполнительной документации на отдельные виды работ с несколькими позициями по ГП, так же допускается комплектовать документацию субподрядных организаций в отдельные папки по объекту сооружению если выполненные данной организацией работы закрывают раздел проекта (например: ТХ, АС, ЭС и т.д.).
Многостраничные документы, имеющие собственную нумерацию листов (журналы работ, паспорта на оборудование и т.п.) вносятся в реестр как отдельный документ. Номер по списку присваивается только первому листу (обложке) этого документа с указанием общего количества листов. Остальные многостраничные документы (лицензии, ведомости и т.п.) имеют сквозную нумерацию.
При количестве папок по объему более одной в первую папку первой страницей вкладывается «Сводный реестр». Маркировка папок осуществляется на лицевой стороне и корешке папки. Идентификационный номер папки исполнительной приемо-сдаточной документации содержит:
- номер позиции по Генплану;
- наименование объекта строительства;
- сокращенную информацию о документах.
Не позднее 10 (десяти) рабочих дней до начала работы Рабочей комиссии Подрядчик передает приемо-сдаточную документацию на проверку в организацию по строительному контролю или (при отсутствии таковой) в строительный отдел управления капитального строительства Заказчика.
Организация по строительному контролю или (при отсутствии таковой) Управление капитального строительства Заказчика в течение 3 (трех) рабочих дней выдает замечания по приемо-сдаточной документации (форма устанавливается Заказчиком), а Подрядчик в течение 4 (четырех) рабочих дней устраняет замечания, получает справку об устранении замечаний (форма устанавливается Заказчиком), и по Акту произвольной формы оформляет передачу Заказчику 2 (двух) комплектов приемо-сдаточной документации по законченному строительством, реконструкцией, расширением, техническим перевооружением или капитальным ремонтом объекту.
При сдаче объектов строительства, поднадзорных Государственному строительному надзору, Заказчику, после фактического окончания строительства, реконструкции, расширения, технического перевооружения, устранения всех нарушений, допущенных при выполнении работ, оформления исполнительной документации, связанной с выполнением всех работ, а также применением строительных материалов (изделий), необходимо направить извещение по форме, установленной Приложением 10 к РД 11-04-2006 в территориальный орган ФСЭТАН для проведения итоговой проверки построенного объекта. Результаты проведенной итоговой проверки оформляются актом в соответствии с формой, установленной в Приложении 7 к РД 11-04-2006. Указанный акт является основанием для обращения Заказчика за выдачей Заключения о соответствии построенного, реконструированного, объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации.
Записи должны оформляться с надлежащей осторожностью и вниманием. Вся требуемая информация должна быть законченной и читаемой. Документация на иностранном языке должна быть переведена на русский язык.
Все пункты или ячейки таблиц, которые не применяются должны быть аннотированы Н/П (не применяются). Использование дефиса (-) или пустых строк и ячеек запрещено.
Записи должны быть выполнены чернилами (шариковыми, гелиевыми ручками и пр., но не карандашом) или распечатаны обычными печатными шрифтами с возможностью разборчивого копирования.
При необходимости внесения незначительных поправок в заполненные документы, необходимо зачеркнуть неправильные данные и внести правильные рядом с предыдущей информацией. Любая правка должна иметь рядом дату внесения, подпись с расшифровкой вносящего изменения и должность. Использование забеливания, корректирующей жидкости или ленты – запрещено.
Формы приемо-сдаточной документации должны подписываться и датироваться последовательно по мере выполнения работ. Фамилии должны быть прописаны четко, печатными буквами с подписью, должностью, наименованием организации и датой.
Поврежденные записи, на которых имеется грязь, водные пятна, прожиги и пр., должны быть заменены. Поврежденные записи должны прилагаться ко вновь оформленным, пока новые записи не пройдут проверку и подписание.
